A quase que “epidemia” que vem se enraizando no envio de e-mails, principalmente copiando muitos para que tomem conhecimento ocorre devido a múltiplos fatores.
Um fator bastante relevante – e preocupante – é que, enviado um e-mail, transfere-se a responsabilidade para o destinatário. “Você não viu o e-mail que eu lhe enviei na semana passada? Estava tudo lá” é uma resposta comum entre pessoas que tentam cobrir sua retaguarda com os e-mails que enviam. Segundo alguns Coaches empresariais, as pessoas alimentam a ideia de que precisam verificar constantemente seus e-mails para “livrar a cara”.
Portanto, atente-se ao alerta: o e-mail é uma ferramenta incrível, mas, usada de maneira abusiva como vem acontecendo, gera muitos problemas para os profissionais e as empresas, como queda de produtividade e estresse decorrente da quantidade de informações recebidas e enviadas.
Lembre-se que o e-mail é um dos canais de comunicação empresarial e não o único. Se você ainda não está convencido disso, saiba que bons líderes e gestores sobem, descem e passeiam pela empresa para se aproximar das pessoas. Não ficam presos aos canais estabelecidos.
Quando mal gerenciados, os e-mails tornam-se vilões da produtividade e geradores de estresse. Afinal, quem se sente confortável com aquela infinidade de novas mensagens? Para minimizar a ansiedade, reduzir o fluxo de mensagens e melhorar a produtividade, é preciso saber gerenciar os e-mails profissionais.
Estabeleça horários de checagem
Manter a caixa de entrada aberta enquanto trabalha pode causar distrações constantes. Por isso, escolha alguns momentos do dia para checar e responder e-mails: o ideal é conferir as novas mensagens a cada 2 horas em média ou assim que finalizar uma tarefa importante.
Crie padrões de organização
É fácil se perder em uma caixa de entrada caótica. Por isso, crie maneiras de deixa-la mais limpa e organizada. Uma sugestão é criar pastas ou Tags que indiquem ações a serem tomadas – como “ler”, “responder”, “arquivar”, “delegar” etc.
Desligue os alertas
A checagem de mensagens em horários estipulados ajuda a manter o foco nas tarefas em andamento. Mas como são muitas as mensagens que chegam ao longo do dia, são igualmente numerosos os alertas recebidos. Para não se desconcentrar, desligue as notificações ou faça logout no e-mail enquanto estiver realizando outras tarefas.
Use o telefone ou fale pessoalmente
Nem sempre o e-mail é a melhor ferramenta de comunicação. Para tarefas urgentes ou com muitos detalhes, considere telefonar ou conversar pessoalmente para resolver a questão de forma mais prática. Se for o caso, escreva um e-mail depois que o assunto estiver resolvido apenas para formalizar o que foi acordado.
Aplique o que chamamos de “regra dos 2 minutos”
O e-mail recebido exige menos de dois minutos para ser lido e respondido? Se a resposta for “sim”, então faça-o imediatamente, mesmo que não seja tão urgente ou importante. Se você deixar para depois, corre o risco de esquecer. Esse método ajuda a não procrastinar atividades.
Envie menos e-mails
Se você envia dezenas de mensagens por dia, certamente receberá dezenas de respostas (ou mais!). Para reduzir a quantidade de e-mails, comece por você mesmo, selecionando e otimizando as mensagens. Evite também colocar muitas pessoas em cópia e peça para ser copiado somente quando houver necessidade.
Use o E-Mail com sabedoria e parcimônia. Boa semana.